O que é um TR?

O Termo de Referência é o documento elaborado na preparatória da licitação, mediante o qual a Administração os elementos necessários e suficientes, com nível de precisão adequado, de forma sistemática, detalhada e, para caracterizar o objeto da contratação que pretende realizar.

por Redação TRweb
O Termo de Referência é o documento elaborado na preparatória da licitação

O QUE É?

O Termo de Referência é o documento elaborado na preparatória da licitação, mediante o qual a Administração os elementos necessários e suficientes, com nível de precisão adequado, de forma sistemática, detalhada e, para caracterizar o objeto da contratação que pretende realizar.

Ele deve principiar com a deflagração do requerimento de qualquer aquisição. Dessa forma, através do servidor competente, ao solicitar o bem ou serviço, a Administração Pública deve ultrapassar as dificuldades habituais em torno de questões fundamentais como: (a) o que adquirir, (b) por que adquirir, (c) alternativas para tal, (d) como fazê-lo.

Uma vez aprovado pela autoridade competente, com justificativa e motivação, será possível encontrar a especificação do objeto e avaliar o custo da futura contratação. 

A especificação do objeto a ser licitado deve ser capaz de individualiza-lo. É preciso ainda, conter um critério claro de aferição da proposta mais vantajosa e suas condições de aceitação. Dessa forma, deve se posicionar sobre a necessidade de amostras e garantias, bem como ficar explícito qual é o critério de julgamento da proposta mais vantajosa para a administração (se a proposta deve ter o melhor preço, melhor desconto, melhor técnica, melhor técnica e preço, melhor taxa de administração e etc.. Não pode incluir quantidade além da necessária, nem indicar marca de produto ou especificação exclusiva de uma empresa, pois estará direcionando a compra, o que é proibido.

Assim sendo, o TR se destina à caracterização do objeto em todas as suas dimensões, servindo para atender às necessidades da Administração Pública bem como aos interesses dos particulares, especialmente no que toca elaboração de suas propostas. Também serve para tornar mais claros os métodos e as estratégias de suprimento adotadas pelo poder público e declarar o preço referencial de mercado da aquisição pretendida.

 

PARA QUE SERVE?

O Termo de Referência serve para permitir a avaliação do custo pela Administração pelos interessados em participar do certame (concorrência/disputa), através dos padrões de desempenho e qualidade estabelecidos, das condições de entrega do objeto, de orçamento detalhado considerando os preços praticados no mercado, da definição dos métodos, da estratégia de suprimento e do prazo de execução do contrato, de modo a terem condição de elaborar uma proposta benéfica para ambas as partes. Além de propiciar a avaliação do custo, o Termo de Referência possui outras funções. São elas:

a) demonstrar, pelo seu conteúdo, se as necessidades administrativas estão sendo atendidas;

b) permitir que a elaboração da proposta se faça adequadamente, bem como o julgamento pelo pregoeiro;

c) viabilizar a execução do ajuste, porque a demanda motriz deste (que o move) está enraizada naquele, do qual não pode se distanciar;

d) especificar o objeto e os métodos para a sua execução; definir o valor estimado do objeto da licitação,, o cronograma físico-financeiro se necessário, , o critério de aceitação do objeto, os deveres do contratado e do contratante e as sanções previstas.

Visto as finalidades do TR, ressaltasse a importância de o elaborar corretamente, pois quandomincompleto ou inconsistente impede que a Administração escolha a proposta mais vantajosa, bem como os mecanismos adequados para a gestão contratual, resultando no desperdício de recursos públicos.

 

POR QUE FAZER?

A necessidade de fazer o Termo de Referência vem da obrigatoriedade de ser parte da fase preparatória da licitação, que se vincula às demais fases procedimentais, irradiando efeitos para todo o curso da contratação. 

Mesmo diante de contratação direta, não vislumbramos como possa a Administração abdicar (abrir mão) de certas providências conexas ao TR.

 

Além da obrigatoriedade supracitada, o TR deve passar pela aprovação de autoridade competente, que deverá ser justificada e motivada. Assim, não basta aprovar, é necessária a motivação, de forma a comprometer a autoridade aprovadora com os resultados pretendidos com a prática do ato, sendo capaz de gerar responsabilização individual do servidor público.

 

Distante do fato obrigacional, é interessante fazer o TR pelo fato da transparência pública, pois, o Termo de Referência permite a quem quer que seja aferir a real pretensão do Poder Público; possibilita detectar o aspecto volitivo que motivou o (a motivação do) agente público responsável de traduzir em ações concretas o interesse comunitário e também simplifica a elaboração de eventual proposta, revelando se há ou não uma concreta e efetiva coesão (concordância) de vontades. 

Para ilustrar a importância da ótima elaboração do TR, existem os casos em que os agentes públicos ignoram ou desvalorizam o TR, fazendo solicitações genéricas e superficiais aos setores de licitações ou copiando manuais de determinados produtos, direcionando para uma certa marca ou fabricante, violando os princípios e a real finalidade da Administração Pública. É comum que os próprios agentes reclamem das compras feitas pelo setor de licitação, devida à má qualidade nos produtos ou serviços adquiridos. Se houve uma má contratação, a responsabilidade é de quem definiu o objeto do contrato, visto que a licitação compra o que se pede.